Organização de Arquivos

Qual é a importância de organizar os arquivos?

A organização dos documentos do seu computador ou servidor de arquivos é uma tarefa básica que muitos não dão importância. Estimasse que um funcionário perde de trinta minutos a duas horas procurando documentos e e-mails perdidos no computador.

Podemos evitar essa enorme perda de tempo com a organização através do uso de pastas e subpastas. Uma estrutura de pasta bem elaborada pode trazer vários benefícios como, localizar um arquivo mais rápido, evita a perca de documentos, deixa o backup mais eficiente, fácil movimentação dos arquivos para outro computador.

Como organizar os arquivos?

A melhor maneira de começar a organizar seus arquivos é criando uma estrutura de pastas e subpastas, no caso deum servidor de arquivo duas perguntas devem ser feitas na hora de criar uma hierarquia de diretórios, quais são os dados armazenados e quem precisa ter acesso a esses arquivos.

veja abaixo um exemplo de hierarquia.

hierarquia de diretórios

Abaixo temos um exemplo de como podemos fazer uma hierarquia de diretórios

Financeiro:

/[Tesouraria]/[contas a pagar]/[Ano]/[Mês]

/[Tesouraria]/[contas a receber]/[Ano]/[Mês]

/[Controladoria]/[Planejamento financeiro]/[Ano]/[Mês]

/[Fiscal]/[Cliente]/[Notas fiscais]/[Ano]/[Mês]

A nomenclatura dos arquivos também deve ser planejada, o nome do arquivo deve ser descritivo e consistente. Você pode ciar identificadores exclusivos para ajudar a identificar uma atividade do dia a dia, um cliente ou um projeto especial.

Abaixo temos um exemplo de nomenclatura

Cliente_projeto_fase_data_versão.doc

As práticas abaixo são recomendadas:

  • Não ultrapassar 32 caracteres
  • Usar numeração sequencial
  • zeros à esquerda para permitir versões com vários dígitos
    Para uma sequência de 1-10: 01-10
    Para uma sequência de 1-100: 001-010-100
  • Não use caracteres especiais &, *% #; * ()! @ $ ^ ~ ‘{} []? <> –

Um exemplo de nome de arquivos seguindo as boas práticas:

EmpresaXYZ_ProjetoAlfa_20190125_v01.doc

  • No primeiro campo temos o nome da empresa, cliente ou atividade.
  • No segundo campo temos uma breve descrição.
  • No terceiro campo temos a data de criação do arquivo AAMMDD.
  • No quarto campo temos a versão do arquivo.

Agora é só colocar em prática e organizar os seus arquivos, com uma estrutura de arquivos será mais fácil manter seus documentos organizados a longo prazo.

KeePass – Parte 2

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No post anterior conhecemos o KeePass e seus benefícios, nesse post vou ensinar como instar e utilizara o KeePass.
Primeiro vamos obter o instalador no site oficial https://keepass.info/download.html escolha a versão mais recente do software.

Site oficial KeePass

Instalação

A instalação do programa é bem simples, basicamente ir avançando ate concluir a instalação.

Passo a passo instalação KeePass

Após a instalação, abra o KeePass e dê uma olhada rápida ao redor. Você encontrará uma janela dividida em três seções:
1 – Seus grupos de senha à esquerda.
2 – Todas as contas do grupo selecionado no centro.
3 – A conta selecionada e sua senha e outras informações na parte inferior.

Tela inicial KeePass

Criando novo banco de dados

O KeePass permite que você armazene suas senhas em múltiplos bancos de dados, dando a você uma maneira de manter suas informações seguras organizadas e até mesmo compartilhar um banco de dados enquanto mantém suas outras senhas privadas. Antes de começar a adicionar senhas, você precisará adicionar pelo menos um banco de dados. Para fazer isso, clique em arquivo> novo (File>New) ou use o atalho de teclado Ctrl-N ou conforme a imagem a cima de um click no ícone indicado pela seta azul. Depois disso, selecione o local onde deseja armazenar seu banco de dados e digite um nome para ele.

Salvando nova base de dados

Clique em Salvar, e uma nova janela aparecerá onde você precisará adicionar uma Senha Mestra, a senha principal desse banco de dados que é usada para proteger todos os seus logins. A senha mestra é a única senha que você precisará lembrar, pois você digitará essa senha e poderá ver todas as senhas salvas no aplicativo. Portanto, torne mais fácil lembrar, mas é difícil para alguém adivinhar.
Depois de inserir a senha, você precisará inseri-la novamente como confirmação e você verá uma estimativa da qualidade de sua senha.
Conforme a imagem abaixo, o KeePass mede a força da sua senha, para esse tutorial eu usei uma senha de 20 caracteres contendo letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Tente tornar sua senha segura o suficiente para que o medidor fique pelo menos pela metade.

Criando a senha master

Na próxima tela você pode escolher um nome para sua base ou deixar em branco.

Finalizando a criação do banco de dados

Agora que seu novo banco de dados estará pronto para você preenchê-lo com todas as suas senhas.
Algumas entradas de exemplo são carregadas no banco de dados para ajudar o KeePass a fazer sentido de imediato, mas você pode excluí-las ou alterá-las quando estiver adicionando suas próprias senhas.
Podemos ver do lado esquerdo que temos alguns diretórios para organizar nossas senha por categoria, e do lado direito fica as senhas salvas dentro do KeePass.

Nova base de dados

Adicionando nova senha

Agora vamos adicionar nossa primeira senha ao KeePass. Para fazer isso, primeiro clique na categoria desejada no lado esquerdo para selecionar a qual categoria sua senha pertencerá, depois clique com o botão direito no campo vazio à direita e selecione Adicionar Entrada (Add Entry) … ou pressione o atalho de teclado Ctrl-I.

Adicionando nova senha

A janela para adicionar uma nova entra de senha será aberta e as seguintes informações devem ser preenchidas:

Titulo (Title) – Preencha com um nome amigável para fácil identificação
Nome de usuário (User name) – Preencha com o nome do seu login de acesso, no nosso exemplo uma conta de e-mail
Senha (Password) – Preencha com a senha correspondente ao seu usuário

Toda nova entra o KeePass senha uma senha segura automaticamente, mas você pode mudar para senha de sua preferência.

Adicionando nova senha

O KeePass também tem um gerador de senha que te ajuda a criar senha fortes de seguras. Para gerar uma senha automaticamente bastar ir no ícone gerar senha (generate password) e clicar na opção senha gerada automaticamente para novas entradas (automatically generated password for new entries) que uma nova senha será gerada.

Gerador de senha

Pronto, você adicionou sua primeira senha ao KeePass. Agora você pode ir alimentando seu banco de dados com as suas senha do dia a dia.
Para copiar seu usuário ou senha, basta acessar o KeePass ir até a senha desejada e com o um click direito do mouse escolher a opção copiar usuário (Copy User Name) ou copiar senha (Copy Password).
Não se esqueça de salvar seu banco de dados novamente sempre que fizer alterações (Ctrl-S ou Arquivo> Salvar) ou um simples click no ícone do disquete.

Copiando usuário e senha

Lixeira de reciclagem

Com o tempo, você provavelmente terá algumas contas que não são mais usadas. Você pode simplesmente selecionar uma entrada, clicar com o botão direito nela e selecionar excluir. Depois de confirmar, sua senha será movida para o grupo Lixeira. Suas senhas ainda estão lá, mas estão ocultas em um grupo que você normalmente não verificaria. Então, se você tiver certeza de que realmente não precisa mais das informações, pode esvaziar a lixeira através do menu do botão direito do mouse – ou pode arrastar as entradas para outro grupo se ainda quiser usá-las.
Fazendo mais com suas senhas

Uma vez que você tenha suas senhas protegidas em um banco de dados do KeePass, você vai querer ter certeza de que conseguirá suas senhas facilmente, não importa onde esteja trabalhando. Você vai querer explorar o site KeePass Plugins para encontrar extras que funcionarão bem para você – incluindo ferramentas que integram o KeePass com o Firefox e o Chrome, automaticamente fazem backup do banco de dados ou sincronizam com o Dropbox e o Google Drive, adicionam segurança extra e muito mais . Depois de sincronizá-lo, você poderá instalar os aplicativos e aplicativos móveis dos outros computadores para que o KeePass funcione em qualquer lugar.

Conclusão

O KeePass oferece uma gama muito ampla de opções para manter as senhas seguras e gerenciá-las como um profissional, seja você um usuário comum ou você precise organizá-las de maneiras mais avançadas. Espero que este tutorial faça você começar a manter suas senhas mais seguras e fáceis de gerenciar na melhor ferramenta de senha gratuita.

Espero que essa postagem seja de grande ajuda, até breve.

KeePass – Parte 1

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Você já conhece o software KeePass?

O KeePass é um gerenciador de senhas gratuito e de código aberto, que ajuda você a gerenciar suas senhas de maneira segura. O KeePass cria um banco de dados criptografado usando os melhores e mais seguros algoritmos de criptografia atualmente conhecidos (AES e Twofish). Você pode salvar todas as suas senha dentro do banco de dados gerado pelo KeePass e você só vai precisar lembrar da senha mestra para acessar todas as outras senhas que você guardou no KeePass.

Agora você me pergunta, se eu perder a senha mestra ou meu banco de dados?

Com relação à senha mestra o site oficial do KeePass informar “Se você esquecer essa senha mestra, todas as outras senhas no banco de dados também serão perdidas. Não há nenhum backdoor ou uma chave que possa abrir todos os bancos de dados. Não há como recuperar suas senhas.” Então sempre lembre a sua senha mestra.

O KeePass também tem a opção de gera a senha mestre em um arquivo de chave. Um arquivo de chave é basicamente uma senha mestra em um arquivo.

Um arquivo de chave pode ser usado em vez de uma senha, ou além de uma senha, ele pode ser qualquer arquivo que você escolher. É recomendável que o arquivo chave tenha um backup em um local fora do seu computador, como um pen drive ou deixar salvo no seu e-mail.

Agora se você perder o seu arquivo de banco de dados, você também perder a suas senhas. Por isso você deve fazer o backup do seu bando de dados sempre que possível. Existe alguns plug-ins disponíveis no site oficial do KeePass que sincroniza seu banco de dados com a sua conta do Google Drive, Dropbox e OneDrive com isso você pode ter uma copia de segurança do seu banco de dados, e caso ocorra algum problema com seu arquivo de banco, você pode restaurar o banco de dados e ter as suas senha novamente.

Esse foi um pequeno overview sobre o KeePass, para mais informações acesse o site https://keepass.info/

Em uma próxima postagem estarei mostrando como instalar e usar o software. Espero que tenham gostado e até breve.