Benefícios de um servidor de arquivos.

gerenciamento-de-servidor

Seus usuários precisam ser capazes de criar arquivos e de salvá-los onde possam ser recuperados facilmente. E, por outro lado esses colaboradores precisam ter acesso somente aos arquivos necessários, como também é necessário ter um controlar o uso do armazenamento.

O que é um servidor de arquivos?

Um servidor de arquivos fornece armazenamento centralizado, onde os usuários podem armazenar e compartilhar arquivos na rede da empresa. Também é possível libera o acesso remoto desse servidor caso algum funcionário precise acessar os arquivos de fora da empresa.

Diagrama servidor de arquivos

O que é necessário para ter um servidor de arquivos?

Ter um servidor com “hardware” adequado com armazenamento confiável, ter discos rígidos redundantes com espaço suficiente, além disso ter memória e boa capacidade de processamento, já que vários usuários vão acessar o servidor ao mesmo tempo.

As vantagens do servidor de arquivos

O uso do servidor de arquivos tem muitos benefícios para uma empresa, além da vantagem de ter seus arquivos centralizado, o controle de acesso evita que o mesmo arquivo tenha diversas versões, pois quando uma arquivo é aberto o segundo usuário não pode editar ou excluir informações até que o primeiro usuário feche esse arquivo.

Oura vantagem do controle de acesso que um servidor de arquivos proporciona, é a restrição de acesso de determinados colaboradores a determinados arquivos, já que podemos liberar acesso somente aos arquivos e diretórios necessários.

Também não podemos esquecer do controle de armazenamento, em um servidor de arquivos podemos bloquear a gravação de arquivo como áudio e vídeo, assim podemos utilizar melhor o espaço do servidor.

Resumo

Como podemos ver existe muitas vantagens em um servidor de arquivos, em resumos temos esses benefícios:

  • Fácil organização dos arquivos
  • Gerenciamento centralizado
  • Fácil implantação com sistema de backup
  • Segurança
  • Controle de acesso

Leve esse benefício para sua empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte um servidor de arquivo é essencial para organização e manter a produtividade do dia a dia.

Os benefícios de um servidor na sua empresa

Beneficios de um servidor
Benefícios de um servidor na sua empresa

Muitas empresas começam pequenas, com poucos funcionários e uma infraestrutura pequena. Nesse início, um link de internet e computadores básicos é o suficiente para começar as suas operações.

Mas toda empresa quer crescer e alavancar, e quando isso acontece sua infraestrutura precisa crescer também. É necessário ter mais computadores, notebooks, impressoras além disso, os colaboradores precisam ter fácil acesso a todos esses dispositivos, e muitos dispositivos sem gerenciamento certamente levara a uma desorganização, bem como uma falta de produtividade.

E para manter a empresa organizada, nada melhor que a implantação de um servidor.

Mas o que é um servidor?

Falando de “hardware” as peças que compõem um servidor, elas são projetadas para ter maior desempenho, robustez e confiabilidade. Os modelos intermediários têm peças redundantes para manter o servidor sempre funcionando, assim, caso um periférico der problema o equipamento vai continuar funcionando, evitando uma paralisação total.

No caso do “software” o programa servidor, tem a função de servidor dos os clientes da rede. Um exemplo básico seria um site da web, quando você acessa um site os dados estão hospedados em um servidor, o programa cliente seria o navegador web como Firefox ou Google Chrome.

Quando é a hora de uma empresa implantar um servidor?

Recomendamos o uso de um servidor quando a empresa já tem pelos menos 5 computadores em rede. Mesmo com uma rede pequena, um servidor ajuda a manter os arquivos centralizados e organizado, assim como, possibilita aplicar gestão de TI mais eficiente, fazendo controle de acesso, criando usuários para cada colaborador ou até mesmo uma política de segurança da informação.

Quais são os benéficos de um servidor?

Existe muitos benefícios em um servidor, vamos falar de algumas funções básicas de servidor que exerce e mostras seus benefícios.

  • Servidor de arquivos:

Essa função é uma das mais usadas nas empresas, um servidor de arquivos tem como objetivo centralizar e controlar o acesso dos arquivos da empresa. Imagine se você usar diversos arquivos que estão em diversos computadores da sua empresa, isso gera perda de informação, uma hora um arquivo é duplicado e uma fica mais atualizado que o outro, bem como a falta de segurança, com muitos compartilhamentos espalhas é impossível aplicar um controle de acesso.

  • Backup

Sem sombra de dúvidas, um sistema de backup é fundamental para uma empresa, ainda mais nos tempos de cyber crimes. Com um servidor de arquivos centralizando seus dados, aplicar um sistema de backup fica bem mais fácil e eficiente.

  • Segurança

Os tópicos anteriores já mostraram um pouco dessa parte, com um servidor de arquivos é possível controlar o acesso a pastas e arquivos. Com o controle de acesso, o funcionário da produção pode ter seu acesso negado nos arquivos da diretoria.

Também temos o servidor que faz a função de Firewall, com ele você protege a sua rede de invasão e ameaças que vem da internet

  • Produtividade

Temos o servidor de proxy, como ele podemos bloquear site, liberando somente os sites essenciais para trabalho.

Resumo

Como podemos ver, um servidor tem muitas vantagens para uma empresa, seja ela pequena, média ou grande. Se a empresa está começando ou crescendo, um servidor faz toda a diferencia para manter o seu negócio produtivo e competitivo. É um investimento extremamente vantajoso que te proporciona benefícios a longo prazo, ainda mais quando se trata do seu empreendimento.

Organização de Arquivos

Qual é a importância de organizar os arquivos?

A organização dos documentos do seu computador ou servidor de arquivos é uma tarefa básica que muitos não dão importância. Estimasse que um funcionário perde de trinta minutos a duas horas procurando documentos e e-mails perdidos no computador.

Podemos evitar essa enorme perda de tempo com a organização através do uso de pastas e subpastas. Uma estrutura de pasta bem elaborada pode trazer vários benefícios como, localizar um arquivo mais rápido, evita a perca de documentos, deixa o backup mais eficiente, fácil movimentação dos arquivos para outro computador.

Como organizar os arquivos?

A melhor maneira de começar a organizar seus arquivos é criando uma estrutura de pastas e subpastas, no caso deum servidor de arquivo duas perguntas devem ser feitas na hora de criar uma hierarquia de diretórios, quais são os dados armazenados e quem precisa ter acesso a esses arquivos.

veja abaixo um exemplo de hierarquia.

hierarquia de diretórios

Abaixo temos um exemplo de como podemos fazer uma hierarquia de diretórios

Financeiro:

/[Tesouraria]/[contas a pagar]/[Ano]/[Mês]

/[Tesouraria]/[contas a receber]/[Ano]/[Mês]

/[Controladoria]/[Planejamento financeiro]/[Ano]/[Mês]

/[Fiscal]/[Cliente]/[Notas fiscais]/[Ano]/[Mês]

A nomenclatura dos arquivos também deve ser planejada, o nome do arquivo deve ser descritivo e consistente. Você pode ciar identificadores exclusivos para ajudar a identificar uma atividade do dia a dia, um cliente ou um projeto especial.

Abaixo temos um exemplo de nomenclatura

Cliente_projeto_fase_data_versão.doc

As práticas abaixo são recomendadas:

  • Não ultrapassar 32 caracteres
  • Usar numeração sequencial
  • zeros à esquerda para permitir versões com vários dígitos
    Para uma sequência de 1-10: 01-10
    Para uma sequência de 1-100: 001-010-100
  • Não use caracteres especiais &, *% #; * ()! @ $ ^ ~ ‘{} []? <> –

Um exemplo de nome de arquivos seguindo as boas práticas:

EmpresaXYZ_ProjetoAlfa_20190125_v01.doc

  • No primeiro campo temos o nome da empresa, cliente ou atividade.
  • No segundo campo temos uma breve descrição.
  • No terceiro campo temos a data de criação do arquivo AAMMDD.
  • No quarto campo temos a versão do arquivo.

Agora é só colocar em prática e organizar os seus arquivos, com uma estrutura de arquivos será mais fácil manter seus documentos organizados a longo prazo.