Organização de Arquivos

Qual é a importância de organizar os arquivos?

A organização dos documentos do seu computador ou servidor de arquivos é uma tarefa básica que muitos não dão importância. Estimasse que um funcionário perde de trinta minutos a duas horas procurando documentos e e-mails perdidos no computador.

Podemos evitar essa enorme perda de tempo com a organização através do uso de pastas e subpastas. Uma estrutura de pasta bem elaborada pode trazer vários benefícios como, localizar um arquivo mais rápido, evita a perca de documentos, deixa o backup mais eficiente, fácil movimentação dos arquivos para outro computador.

Como organizar os arquivos?

A melhor maneira de começar a organizar seus arquivos é criando uma estrutura de pastas e subpastas, no caso deum servidor de arquivo duas perguntas devem ser feitas na hora de criar uma hierarquia de diretórios, quais são os dados armazenados e quem precisa ter acesso a esses arquivos.

veja abaixo um exemplo de hierarquia.

hierarquia de diretórios

Abaixo temos um exemplo de como podemos fazer uma hierarquia de diretórios

Financeiro:

/[Tesouraria]/[contas a pagar]/[Ano]/[Mês]

/[Tesouraria]/[contas a receber]/[Ano]/[Mês]

/[Controladoria]/[Planejamento financeiro]/[Ano]/[Mês]

/[Fiscal]/[Cliente]/[Notas fiscais]/[Ano]/[Mês]

A nomenclatura dos arquivos também deve ser planejada, o nome do arquivo deve ser descritivo e consistente. Você pode ciar identificadores exclusivos para ajudar a identificar uma atividade do dia a dia, um cliente ou um projeto especial.

Abaixo temos um exemplo de nomenclatura

Cliente_projeto_fase_data_versão.doc

As práticas abaixo são recomendadas:

  • Não ultrapassar 32 caracteres
  • Usar numeração sequencial
  • zeros à esquerda para permitir versões com vários dígitos
    Para uma sequência de 1-10: 01-10
    Para uma sequência de 1-100: 001-010-100
  • Não use caracteres especiais &, *% #; * ()! @ $ ^ ~ ‘{} []? <> –

Um exemplo de nome de arquivos seguindo as boas práticas:

EmpresaXYZ_ProjetoAlfa_20190125_v01.doc

  • No primeiro campo temos o nome da empresa, cliente ou atividade.
  • No segundo campo temos uma breve descrição.
  • No terceiro campo temos a data de criação do arquivo AAMMDD.
  • No quarto campo temos a versão do arquivo.

Agora é só colocar em prática e organizar os seus arquivos, com uma estrutura de arquivos será mais fácil manter seus documentos organizados a longo prazo.

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