Qual é a importância de organizar os arquivos?
A organização dos documentos do seu computador ou servidor de arquivos é uma tarefa básica que muitos não dão importância. Estimasse que um funcionário perde de trinta minutos a duas horas procurando documentos e e-mails perdidos no computador.
Podemos evitar essa enorme perda de tempo com a organização através do uso de pastas e subpastas. Uma estrutura de pasta bem elaborada pode trazer vários benefícios como, localizar um arquivo mais rápido, evita a perca de documentos, deixa o backup mais eficiente, fácil movimentação dos arquivos para outro computador.
Como organizar os arquivos?
A melhor maneira de começar a organizar seus arquivos é criando uma estrutura de pastas e subpastas, no caso deum servidor de arquivo duas perguntas devem ser feitas na hora de criar uma hierarquia de diretórios, quais são os dados armazenados e quem precisa ter acesso a esses arquivos.
veja abaixo um exemplo de hierarquia.
Abaixo temos um exemplo de como podemos fazer uma hierarquia de diretórios
Financeiro:
/[Tesouraria]/[contas a pagar]/[Ano]/[Mês]
/[Tesouraria]/[contas a receber]/[Ano]/[Mês]
/[Controladoria]/[Planejamento financeiro]/[Ano]/[Mês]
/[Fiscal]/[Cliente]/[Notas fiscais]/[Ano]/[Mês]
A nomenclatura dos arquivos também deve ser planejada, o nome do arquivo deve ser descritivo e consistente. Você pode ciar identificadores exclusivos para ajudar a identificar uma atividade do dia a dia, um cliente ou um projeto especial.
Abaixo temos um exemplo de nomenclatura
Cliente_projeto_fase_data_versão.doc
As práticas abaixo são recomendadas:
- Não ultrapassar 32 caracteres
- Usar numeração sequencial
- zeros à esquerda para permitir versões com
vários dígitos
Para uma sequência de 1-10: 01-10
Para uma sequência de 1-100: 001-010-100 - Não use caracteres especiais &, *% #; * ()! @ $ ^ ~ ‘{} []? <> –
Um exemplo de nome de arquivos seguindo as boas práticas:
EmpresaXYZ_ProjetoAlfa_20190125_v01.doc
- No primeiro campo temos o nome da empresa, cliente ou atividade.
- No segundo campo temos uma breve descrição.
- No terceiro campo temos a data de criação do arquivo AAMMDD.
- No quarto campo temos a versão do arquivo.
Agora é só colocar em prática e organizar os seus arquivos, com uma estrutura de arquivos será mais fácil manter seus documentos organizados a longo prazo.
